无极县爱心志愿者协会印章管理使用制度
一、总则
1. 目的依据：为规范无极县爱心志愿者协会（以下简称“协会”）印章的管理与使用，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护协会的合法权益及正常运转秩序，依据《社会团体登记管理条例》等相关法律法规，结合协会实际情况，特制定本制度。
2. 适用范围：本制度适用于协会各类印章，包括协会公章、法定代表人印章、财务专用章、合同专用章以及各部门专用章等 。
二、印章的种类与用途
1. 协会公章：是协会具有最高法律效力的主要印章，代表协会对外行使权利和承担义务 。用于协会对外发布的重要文件、与其他单位签订的合作协议、向政府部门提交的报告等，体现协会的整体意志 。
2. 法定代表人印章：用于需要法定代表人签字或盖章确认的文件、合同等，具有与法定代表人签字同等的法律效力 。如银行账户相关业务、重要合同签署等特定法人授权事项 。
3. 财务专用章：专门用于协会财务收支、银行结算等财务活动 。如开具发票、支票、财务报表等，保障财务业务的规范与安全 。
4. 合同专用章：仅用于签订各类合同、协议 。明确双方权利义务，确保合同签订的合法性和严肃性，维护协会在合同事务中的权益 。
5. 各部门专用章：各部门因工作需要刻制，仅在本部门职责范围内使用，不具有对外法律效力 。用于部门内部工作联系函、业务确认书等 。
三、印章的刻制与启用
1. 刻制申请：协会因工作需要刻制新印章时，由相关使用部门填写《印章刻制申请表》，详细说明刻制印章的种类、用途、预计使用范围等信息，并由部门负责人签字确认 。
2. 审批流程：申请表提交至协会办公室进行初步审核，审核内容包括申请的必要性、合理性以及信息的完整性 。审核通过后，提交协会理事会审议批准 。其中，协会公章、法定代表人印章、财务专用章、合同专用章的刻制申请需经理事会三分之二以上成员表决通过；各部门专用章的刻制申请由理事会授权的分管领导批准 。
3. 刻制方式：印章必须在经公安部门备案的正规刻章机构刻制 。办公室负责与刻章机构沟通，明确印章的规格、材质、样式等要求，确保符合国家规定和协会标准 。刻制完成后，刻章机构应提供印章印模，办公室将印模存档备案 。
4. 印章启用：新印章启用前，办公室发布《印章启用通知》，向协会全体成员及相关业务往来单位告知新印章的名称、样式、启用日期、使用范围等信息 。同时，在《印章管理台账》中登记印章启用相关信息 。
四、印章的保管
1. 保管原则：印章保管遵循“专人负责、分岗管理、安全存放”的原则 。不同种类的印章由不同的专人负责保管，明确保管责任 。
2. 保管人员职责
- 保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守印章管理规定 。
- 将印章存放在专门的保险柜或其他安全的地方，做到人走锁柜，防止印章被盗用、滥用 。
- 未经授权，不得擅自将印章转借他人或带出办公区域 。如因工作需要临时委托他人保管，需经分管领导批准，并办理书面交接手续 。
- 对印章的使用情况进行详细记录，包括使用时间、使用人、使用事由、批准人等 。如发现印章有异常情况，如损坏、遗失等，应立即向上级报告，并采取相应措施 。
3. 保管人员变更：当印章保管人员因工作调动、离职等原因发生变更时，需办理严格的交接手续 。原保管人员与新保管人员填写《印章交接登记表》，详细记录印章的名称、编号、交接日期、印章状态等信息，并由双方签字确认 。同时，办公室安排专人负责监交，确保交接过程规范、安全 。
五、印章的使用流程
1. 使用申请：需要使用印章时，使用人填写《印章使用申请表》，如实、详细地说明使用印章的文件名称、文号、使用事由、预计使用份数等信息，并附上相关文件的草稿或复印件 。若为合同类文件，需附上完整合同文本 。对于重要文件或涉及重大事项的印章使用申请，还需相关业务部门出具审核意见 。
2. 审批流程
- 协会公章、法定代表人印章：使用申请表经使用部门负责人初审签字后，提交协会分管领导审核，最终由协会法定代表人批准 。
- 财务专用章：使用申请表由财务部门负责人审核，协会分管财务的领导批准 。
- 合同专用章：使用申请表经法务部门（或法律顾问）审核合同条款的合法性、有效性后，由协会分管领导批准 。
- 各部门专用章：使用申请表由部门负责人批准 。
- 涉及重大事项（如重大合作项目、大额资金使用等）的印章使用，需经协会理事会审议通过后，方可盖章 。
3. 用印登记：保管人员在收到经审批的《印章使用申请表》后，再次核对申请表中的信息与实际用印文件是否一致 。确认无误后，在《印章使用登记簿》上进行详细登记，包括用印日期、用印文件名称、用印份数、使用人、批准人等信息 。登记完成后，方可为文件加盖印章 。每次用印后，保管人员检查印章是否清晰、完整 。
4. 特殊情况处理：如遇紧急情况，需要在非工作时间或无法按照正常流程审批的情况下使用印章，使用人应先通过电话、微信等即时通讯方式向部门负责人及相关领导汇报，经口头同意后方可使用印章 。但事后必须在[X]个工作日内补办申请与审批手续，并在《印章使用登记簿》中注明特殊情况的原因与处理过程 。
六、印章使用的监督与检查
1. 内部监督：协会办公室作为印章管理的牵头部门，定期（每季度）对印章的使用情况进行监督检查 。检查内容包括印章保管是否安全、使用流程是否规范、登记记录是否完整等 。同时，鼓励协会全体成员对印章使用过程中的违规行为进行监督与举报 。对于发现的问题，办公室及时下达整改通知书，督促相关责任人限期整改，并跟踪整改情况 。
2. 外部审计：协会每年邀请外部专业审计机构对印章管理情况进行审计 。审计机构从专业角度对印章使用的合法性、合规性进行全面审查，发现潜在的风险与问题 。协会根据审计意见和建议，制定改进措施，完善印章管理制度 。
七、违规责任追究
1. 违规行为界定：在印章使用与管理过程中，以下行为属于违规行为 ：
- 未经授权擅自使用印章 。
- 超越授权范围使用印章 。
- 伪造印章使用申请或审批记录 。
- 将印章转借他人或带出办公区域造成印章遗失或被盗用 。
- 未按规定流程使用印章 。
2. 责任追究方式：对于违规使用印章的行为，根据情节轻重与造成后果的严重程度，对相关责任人采取不同的责任追究方式 ：
- 情节较轻的，给予批评教育、警告处分 。
- 情节较重，给协会造成一定经济损失或不良影响的，除给予纪律处分外，责令其赔偿协会损失 。
- 构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任 。
八、附则
1. 制度解释：本制度由协会理事会负责解释 。
2. 制度修订：本制度如需修订，由协会办公室提出修订建议，经协会理事会审议通过后生效 。
3. 生效日期：本制度自发布之日起生效 。
